Privacyverklaring

1. Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

1.1 Persoonsgegevens van (potentiële) opdrachtgevers worden verwerkt door Roos Reijbroek (ZZP), bereikbaar op roos at devrijeruimte punt coach.

1.2 Voor begripsbepaling, zie mijn algemene voorwaarden .

2. Verkrijgen van persoonsgegevens

2.1 Wanneer ik een overeenkomst aanga met een opdrachtgever of iemand interesse toont in een overeenkomst, verstrekt deze persoon mij persoonsgegevens. Dat kan bijvoorbeeld tijdens een gesprek, via email, telefonisch of op andere wijze. Ook kan het voorkomen dat ik persoonsgegevens verkrijg via derden (in het kader van bijv. een coachtraject of gespreksgroep), via bijv. een ticketservice.

2.2 Ik onthoud mij van het aankopen van persoonsgegevens via derden en alles wat hier enigszins op lijkt.

3. Persoonsgegevens en doeleinden

3.1 Ik verwerk de volgende categorieën van persoonsgegevens en informatiestromen die aan een persoon gelieerd zijn:

NAW-gegevens
Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer
Geboortedatum
Geslacht / genderidentiteit
Gegevens over relationele en seksuele contacten
Gegevens over mentale gezondheid
Werksituatie en inkomen
Competenties en interessegebieden
Gespreksverslagen en audi- en video-opnamen van gesprekken
Inhoud van digitale en telefonische communicatie
Overzicht van financiële uitwisseling

3.2 Ik verwerk deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

Het onderhouden van contact
Het bieden van een persoonlijk coachtraject
Een goede en efficiënte dienstverlening
Beheer van het cliëntenbestand
Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning
Verbetering van mijn dienstverlening (intervisie, supervisie, collegiaal overleg)
Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening
Facturering
Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen
Marketing (door akkoord te gaan met deze privacyverklaring stemt de opdrachtgever in met het sturen van digitale nieuwsbrieven, waarvoor de klant zich op ieder moment kan uitschrijven, conform de AVG)
Nakoming van wettelijke verplichtingen
Het voeren van geschillen

4. Verklaring

4.1 Persoonsgegevens worden verwerkt om uitvoering te geven aan de overeenkomst met de opdrachtgever, met betrekking tot het coachtraject cq. de vastgestelde overeenkomst. Deze persoonsgegevens kunnen verwerkt worden om te voldoen aan de eisen gesteld door derden, zoals bijv. een beroepsgroep. Ook kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het fiscaal recht.

5. Verstrekking aan derden

5.1 In het kader van mijn dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan derden. Voor de hiervoor genoemde doeleinden kan gebruik gemaakt worden van diensten van derden, zoals:
– IT-leveranciers
– Boekhouder
– E-mailprogramma
– … of andere derden die worden ingeschakeld bij het coachtraject.

5.2 Deze derden mogen de verstrekte persoonsgegevens ook slechts verwerken voor de doeleinden zoals benoemd onder punt 3. Persoonsgegevens zouden ook verstrekt kunnen worden in het kader van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel. Ik versterk geen gegevens van een opdrachtgever aan derden voor commerciële of charitatieve doelen en ben in basis zeer zuinig op de privacy van mijn opdrachtgevers.

5.3 Persoonsgegevens kunnen buiten de EER (Europese Economische Ruimte) door derden worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van LinkedIn of Facebook in mijn contact met een (potentiële) opdrachtgever. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

6. Bewaren en beveiligen

6.1 Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn genoemd. Dit betekent dat persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat ik me moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.

6.2 Ik vind het belangrijk dat persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van derden. Daarom heb ik passende beveiligingsmaatregelen genomen, waaronder:

Encryptie van werkcomputer en telefoon
Wachtwoord dat ingaat wanneer de computer 3 minuten niet gebruikt is
Encryptie van back-ups op externe harddrive
Veilige wachtwoorden, gegenereerd door een wachtwoordmanager
Gecodeerde notitie van afspraken in mijn digitale agenda
Het vermijden van spionerende apps, programma’s en techreuzen (zoals Zoom, META, Google)
Het vermijden van sociale media in het algemeen.

6.3 Audio- en video-opnamen die ik maak tijdens mijn sessie, worden met een apart wachtwoord beveiligd opgeslagen op mijn telefoon. Het gehele gesprek wordt na een maand verwijderd. Ik behoud me het recht voor om equenties van het gesprek waarover ik intervisie wil ontvangen, langer te bewaren en in vertrouwelijke setting te tonen aan mijn supervisor. Ik zal deze direct verwijderen wanneer mijn leerdoel bereikt is en niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk. Het staat coachees altijd vrij om eerder om verwijdering van audio- en beeldmateriaal te vragen.

6.3 In lijn met mijn overtuiging omtrent privacy en zelfbeschikking maken mijn websites geen gebruik van cookies.

7. Rechten van (potentiële) opdrachtgevers

7.1 Iedere (potentiële) opdrachtgever heeft het recht om mij een verzoek te doen tot inzage van diens persoonsgegevens. Na ontvangst van dit verzoek ontvangt diegene binnen 1 maand een overzicht van de persoonsgegevens die ik bezit. Indien daaruit onjuistheden blijken kan de (potentiële) opdrachtgever verzoeken de gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Ook kan diegene verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kan diegene bezwaar aantekenen tegen de verwerking van diens persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden. Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van persoonsgegevens zijn te richten aan Roos Reijbroek, verwerkingsverantwoordelijke (zie punt 1).

7.2 Wanneer een (potentiële) opdrachtgever een klacht heeft over de verwerking van diens persoonsgegevens, verzoek ik dringend tot het opnemen van contact. Komen we er niet samen uit, dan heeft de (potentiële) opdrachtgever het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

8.1 Deze privacyverklaring kan door mij worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd hier gepubliceerd. Het is aan te bevelen deze verklaring geregeld te raadplegen, om goed op de hoogte te zijn van wijzigingen.